こんにちは！
長いGWやお盆休み、年末年始といった長期休暇を前に、こんな不安を感じていませんか？
「うちのホームページ担当者が休むと、もし何かあったらどうしよう…」
「問い合わせ対応が遅れたり、急な更新ができなかったりしたら困るな…」
中小・零細企業様では、ホームページ運用がたった一人の担当者様に属人化しているケースが多くあります。これは、その担当者様が休むと、全ての業務がストップしてしまう大きなリスクです。
この記事では、Webに詳しくない経営者様や、兼任でホームページを担当されている方が、長期休暇前でも簡単に導入できる「担当者不在」を乗り切るための仕組みづくりを３つのステップでご紹介します。
１. 連絡の「遅れ」をゼロにする！【問い合わせの自動返信設定】
長期休暇中に最も影響が出やすいのが、お客様からの問い合わせ対応です。
担当者様が不在の間に届いた問い合わせに返信が遅れると、お客様の信頼を損なったり、せっかくの商談のチャンスを逃してしまう可能性があります。
✅ すぐできる対策：自動返信メールの設定
今すぐ、お使いのメールシステムやホームページのフォーム設定を見直して、「休暇中の自動返信メール」を設定しましょう。
| 設定すべき内容 | 効果 |
| 不在期間 | お客様に「いつからいつまで対応できないか」を明確に伝える。 |
| 返信が遅れる旨 | 「〇月〇日以降に順次対応します」と明記し、不安を解消する。 |
| 緊急連絡先（任意） | 本当に緊急性の高い用件のために、代表電話や別部署の連絡先を記載する。 |
これはたった5分の設定ですが、お客様に「見ていますよ」「後で必ず対応しますよ」という安心感を与えることができます。
💡 ポイント
担当者様が戻った後、対応漏れがないよう、自動返信メールで「自動で問い合わせ内容を別のアドレス（例：社長のアドレス）にも転送する」設定を加えておくと、ダブルチェック体制になります。
２. 「担当者しか知らない」をなくす！【簡易マニュアルの整備】
「ホームページのこの部分をちょっと直したい」「ブログを代わりにアップしたい」—–こういった作業が、担当者様がいないと誰もできない状態になっていませんか？
複雑な本格マニュアルは必要ありません。まずは「最低限、これだけは誰でもできるように」という業務の仕組み化を進めましょう。
✅ すぐできる対策：3つの「操作メモ」を用意する
担当者様ご自身に、以下の3つの「操作情報」を作成してもらいましょう。
- ログイン情報:
- ホームページ管理画面（CMS/WordPressなど）のURL、ログイン情報
- サーバー/ドメイン管理画面のログイン情報
- （重要！ 紙や安全な場所に保管し、担当者以外に共有しておきます）
- 記事・お知らせ更新手順:
- 「新しいお知らせを公開するまでの手順」を画面のスクリーンショット付きで作成。
- 万が一の連絡先:
- ホームページを制作した制作会社の担当窓口の連絡先を明記。
これらのメモをファイルにまとめておけば、Webに詳しくない方でも「これを見れば何とかなる」という安心感が生まれます。
３. 「誰が最終決定者か」を明確にする！【承認フローの明確化】
長期休暇中に、会社の重要な「お知らせ」や「キャンペーン情報」をホームページに掲載する必要が出ることがあります。その際、「誰の許可を得て、誰が作業をするか」が曖昧だと、公開が遅れてしまいます。
✅ すぐできる対策：「公開許可の責任者」を決める
簡単なフローチャートで、「緊急時のホームページ更新に関する承認の流れ」を決定し、共有しておきましょう。
| 項目 | 決定事項の例 |
| 作業者 | 担当者不在時は、〇〇さん（事務担当など）が代行する。 |
| 最終承認者 | 緊急のお知らせの公開は、社長または部長の口頭/メール承認でOKとする。 |
| 連絡手段 | 承認が必要な場合は、メールではなく電話で緊急連絡する。 |
このルールを決めておけば、緊急事態でも「この人の許可を得れば大丈夫」と迷うことなく、迅速に情報公開を進めることができます。
🔒 仕組み化は、担当者様と会社を守る「保険」です
ここでご紹介した対策は、担当者様が休暇を取りやすくなるだけでなく、会社全体として「誰かが辞めてもWeb運用が止まらない」という、安定した事業基盤を築くことにつながります。
属人化の解消と業務の仕組み化は、Webに詳しくなくても、小さな一歩からすぐに始められます。まずは「自動返信メールの設定」から、この長期休暇前にぜひ取り組んでみてください！