DevelopWeb事例紹介

問合せフォームからCSVファイルを生成してメール送信

店舗サイトの予約受付フォームにお客様が入力した内容からCSVファイルを生成しメール送信。(ホームページとは別の)予約管理システムへの自動取り込みに対応した事例紹介です。

改修前はサイトから予約申し込みがあるたびにスタッフが予約申し込みメールの内容を予約管理システムへと手入力していました。煩雑な上に、入力ミスや漏れがあったりしたことから弊社へご相談いただきました。

予約管理システム側の仕様を確認させていただき、CSVによるデータ取り込みの仕組みを利用して自動取り込みを実現しました。

改修前のサイトからの予約処理の流れ

サイトに訪れたお客様が必要な情報をフォームに入力し送信。

システムからメールが2通送信される。送り先はお客様と予約管理担当者のメールアドレス。

担当者が届いたメールの内容の各項目を予約管理システムへコピペして入力していた。メールを見落としたり、コピペを間違ったりする場面があった。

発生していた課題

  • お客様がご来店したが予約管理システムに予約が入っていない→担当者のメールチェック漏れ....
  • たくさん届くメールの中から予約申し込みメールを拾い出す作業が毎日発生している
  • 予約管理システムの予約内容に正常に入力されていないものがあった→メールからのコピペミス

改修前のサイトからの予約処理の流れ

サイトに訪れたお客様が必要な情報をフォームに入力し送信。

システムからメールが3通送信される。送り先はお客様、予約管理担当者、予約管理システムのメールアドレス。
※お客様へはサンクスメール。
※予約管理担当者、予約管理システム宛のメールには予約内容とCSVファイルが添付される。

予約管理システムがCSVより予約内容の自動取り込み処理。

改修後

  • 担当者はメールとシステムの両方を見る必要がなくなったので負担減
  • 予約管理システムへの予約データ取り込みは自動になったので、コピペミスのような人為的なミスは無くなった。

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