「メールを送ったのに返事が来ない。」
「後から確認したら、相手の迷惑メールフォルダに入っていた。」
最近、このようなメールに関するトラブルが増えています。
「相手が見落としただけかな？」と思ってしまいがちですが、実はメールの設定が原因で、正常なメールまで迷惑メールとして判定されているケースがあります。
特に独自ドメインのメールを利用している会社では、送信設定が適切になっているかどうかがとても重要です。
今回は、最近よく耳にする「SPF」「DKIM」「DMARC」という設定について、できるだけ分かりやすくご紹介します。
最近、メールが届きにくくなっている理由
数年前までは、メールアドレスさえ作れば問題なく送信できることがほとんどでした。
しかし現在は、
- フィッシングメール
- なりすましメール
- 詐欺メール
- スパムメール
が急増しています。
そのため、GoogleやMicrosoftなどのメールサービスでは、「このメールは本当に送信元の会社から送られたものか」を厳しく確認するようになりました。
その確認に利用されているのが、
- SPF
- DKIM
- DMARC
といった送信ドメイン認証です。
SPFとは？
SPF（Sender Policy Framework）は、
「この会社のメールを送ってよいサーバーはここですよ」
という情報を公開する仕組みです。
例えば、
example.co.jp
という会社なら、
「このメールサーバーから送られたメールだけが正規です」
という情報をDNSに登録します。
受信側は、その情報を見て、
「正しいサーバーから送られてきたメールだ」
と判断します。
もしSPFが設定されていないと、
「本当にこの会社から送られたメールなのかな？」
と疑われてしまう場合があります。
DKIMとは？
DKIM（DomainKeys Identified Mail）は、
メールに電子署名を付ける仕組みです。
少し難しく聞こえますが、
「途中でメールが書き換えられていないことを証明する仕組み」
と考えると分かりやすいでしょう。
受信側では、
- 改ざんされていないか
- 本当に送信元から送られたものか
を確認できます。
これにより、なりすましメールを防ぐ効果があります。
DMARCとは？
DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）は、
SPFやDKIMの結果をもとに、
「認証できなかったメールをどう扱うか」
を決めるルールです。
例えば、
- そのまま受信する
- 迷惑メールへ振り分ける
- 受信拒否する
といった動作を指定できます。
また、自社ドメインを使った不正メールが送信されていないか確認するレポートを受け取ることもできます。
企業のメールセキュリティでは、とても重要な仕組みです。
設定されていないとどうなる？
これらの設定が適切でない場合、
次のようなことが起こる可能性があります。
- メールが迷惑メールフォルダへ入る
- 相手に届かない
- 「危険なメール」と表示される
- 添付ファイルが警告される
- メールが拒否される
送信した本人は「送れた」と思っていても、相手には届いていないというケースもあります。
営業メールやお問い合わせ返信、見積書、請求書など、大切なメールで起こると大きな影響につながります。
「独自ドメインだから安心」とは限りません
独自ドメインメールを使っていても、
設定が正しく行われていなければ、十分な効果を発揮できません。
例えば、
- メールサービスを変更した
- ホームページを移転した
- Google Workspaceを導入した
- Microsoft 365へ変更した
このようなタイミングでは、SPFなどの設定も見直す必要があります。
意外と設定が古いままになっているケースも少なくありません。
自分で確認するのは難しい？
SPFやDKIM、DMARCは、DNSという仕組みを使って設定します。
専門用語も多く、
「設定画面を見てもよく分からない」
という担当者の方も多いと思います。
さらに、設定を間違えると、本来届くはずのメールまで送れなくなることもあるため、慎重な作業が必要です。
そのため、多くの企業では制作会社やITサポート会社に設定を依頼しています。
メールは「作るだけ」ではなく「正しく設定すること」が大切です
独自ドメインメールは、会社の信頼性を高める大切な仕組みです。
しかし、メールアドレスを作成しただけでは十分ではありません。
現在のメール環境では、
- 正しく送信できているか
- SPFは設定されているか
- DKIMは有効になっているか
- DMARCは導入されているか
を確認し、適切に運用することが大切です。
「最近メールが届きにくくなった気がする」
「設定が合っているか確認したい」
「Google WorkspaceやMicrosoft 365へ移行したので見直したい」
そんな場合は、お気軽にご相談ください。
メールは作るだけではなく、正しく設定して初めて安心して使える仕組みです。
現在の設定状況を確認し、安心して運用できるメール環境づくりをサポートいたします。
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