「ホームページのことは前任者しか分からない」
担当者の退職や異動をきっかけに、このような状況になってしまう企業は少なくありません。
いざホームページを更新しようと思ったら、
- サーバーの契約先が分からない
- ドメインの管理会社が分からない
- ログイン情報が見当たらない
- 制作会社と連絡が取れない
という状態になっていることもあります。
普段は問題なくホームページが表示されているため気付きにくいのですが、トラブルが発生してからでは対応が難しくなるケースもあります。
今回は、ホームページ管理情報の整理方法についてご紹介します。
なぜ「誰も分からない状態」になるのか？
中小企業では、
- 制作時の担当者が退職した
- 外部業者に任せきりだった
- 契約書や管理資料が残っていない
- メールアドレスが既に使えない
といった理由で情報が失われることがあります。
ホームページは会社の重要な資産です。
しかし管理体制が属人化しているケースは意外と多いのです。
まず確認したい3つの管理情報
ホームページ運営で最低限把握したいのは次の3つです。
① ドメイン
ドメインとは、
「〇〇.co.jp」
「〇〇.com」
などのホームページアドレスです。
まず確認したいのは、
- どこの会社で管理しているか
- 誰の名義で契約しているか
- 更新案内はどこへ届いているか
です。
ドメインの更新忘れはホームページやメールが使えなくなる原因になります。
② サーバー
サーバーはホームページのデータが保存されている場所です。
確認したい内容は、
- 契約しているサーバー会社
- 契約担当者
- 管理画面へのログイン情報
です。
サーバー障害や移転の際に必要になります。
③ ホームページ（WordPressなど）
ホームページ本体についても確認しておきましょう。
- WordPressかどうか
- 管理画面へログインできるか
- 保守会社があるか
を把握しておくことが重要です。
よくあるトラブル
ドメイン更新通知が退職者に届いていた
契約自体は残っているのに、更新案内が退職者のメールへ届いているケースがあります。
気付かないまま期限を迎えるとホームページが停止する可能性があります。
制作会社と連絡が取れなくなった
制作から10年以上経過しているサイトでは、
- 会社がなくなった
- 担当者が退職した
- 契約内容が不明
というケースもあります。
その場合でも調査によって管理会社を特定できることがあります。
サーバーとドメインの契約先が別だった
意外と多いのがこのケースです。
ホームページ制作会社が管理していると思っていたら、
- ドメインはA社
- サーバーはB社
- ホームページ管理はC社
だったということもあります。
まずは整理することが大切です。
今すぐできる棚卸しチェックリスト
次の項目が分かるか確認してみましょう。
□ ドメインの契約先が分かる
□ サーバーの契約先が分かる
□ 契約更新メールの受信先が分かる
□ WordPressの管理画面にログインできる
□ 制作会社や保守会社の連絡先が分かる
□ ログイン情報を社内で共有できている
1つでも不明な項目があれば、早めの確認をおすすめします。
トラブルが起きる前の「現状把握」が大切
ホームページは毎日使うものだからこそ、
「問題なく表示されているから大丈夫」
と思いがちです。
しかし、
- サーバー移転
- 担当者変更
- ホームページリニューアル
- セキュリティ対策
などを進める際には管理情報が必要になります。
「前任者しか分からない」
「どこが管理しているのか不明」
「制作会社と連絡が取れない」
そんな状態でも調査できる場合があります。
まずは現在の管理状況を把握し、将来のトラブルに備えておくことをおすすめします。
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