春の人事異動や退職のタイミングで、
ホームページの担当者が変わる企業は少なくありません。
そのとき、よく聞くのがこの言葉です。
「それ、前の担当者しか分からなくて…」
実はこれ、立派な業務リスクです。
本記事では、社長・決裁者の立場から見て知っておきたい
ホームページ引き継ぎでよくあるトラブルと、その防ぎ方を解説します。
なぜ「前任者しか分からない」が危険なのか
ホームページは
「止まってもすぐ売上に影響しない」と思われがちですが、
- 問い合わせが届かない
- 古い情報が載り続ける
- 採用や取引先からの信用を落とす
といった形で、気づかないうちに会社の損失につながります。
特に中小・零細企業では、
担当者1人に任せきり＝属人化しやすい点に注意が必要です。
よくあるトラブル①
ログイン情報が分からず、何も触れない
最も多いトラブルがこれです。
- サーバーの管理画面に入れない
- ドメインの管理先が分からない
- 更新画面のID・パスワードが不明
結果として、
「修正したくてもできない」状態に陥ります。
防ぎ方
- ログイン情報は会社で一元管理
- 個人のメールアドレスだけで管理しない
- 紙 or 社内共有フォルダにまとめる
最低限、「どこに聞けば分かるか」が明確であればOKです。
よくあるトラブル②
問い合わせ対応が止まってしまう
ホームページ自体は表示されていても、
- 問い合わせメールが前任者に届いている
- 誰も気づかず放置されている
というケースも少なくありません。
これは機会損失だけでなく、
会社の信用問題にも直結します。
防ぎ方
- 問い合わせ通知先を複数人に設定
- 定期的にテスト送信を行う
- 担当変更時に必ず確認項目に入れる
よくあるトラブル③
外部業者との関係がブラックボックス化
「制作会社に頼んでいるはずだけど…」
「保守契約って、今どうなってる？」
こうした状態も危険です。
- どこまでが契約内容か分からない
- 連絡先が前任者の名刺しかない
- 修正依頼のルールが不明
防ぎ方
- 制作会社・保守会社の情報を社内共有
- 契約内容を簡単にメモしておく
- 社長・管理職も把握しておく
よくあるトラブル④
更新ルールが存在しない
「何を、どれくらいの頻度で更新するのか」
これが決まっていないケースも多く見られます。
結果として、
- ずっと放置
- 古い情報が残る
- 担当者が変わるたびに迷う
という悪循環に。
防ぎ方
- 更新が必要なページだけでも明確に
- 年に1回でも見直すルールを作る
- 完璧なマニュアルは不要
社長・決裁者が意識したいポイント
ホームページの引き継ぎは、
現場任せにすると失敗しやすい業務です。
- 属人化していないか
- 情報が見える化されているか
- 担当者が変わっても回る仕組みか
この視点を持つだけで、
多くのトラブルは未然に防げます。
まとめ：「担当者任せ」にしないことが最大の対策
「前任者しか分からない」状態は、
いつトラブルになってもおかしくありません。
- ログイン情報の共有
- 問い合わせ導線の確認
- 外部業者との関係整理
この3点だけでも、
春の人事異動前にチェックしておくことをおすすめします。
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