春は人事異動や担当変更が多い季節です。
その中で、意外とトラブルになりやすいのが「ホームページ担当者の引き継ぎ」です。
- 前任者が異動・退職してしまった
- 誰が何を管理しているのかわからない
- 更新や問い合わせ対応が止まってしまった
こうした事態は、中小・零細企業では決して珍しくありません。
本記事では、「何から手を付ければいいかわからない」という方に向けて、最低限やっておくべき引き継ぎポイントを分かりやすく整理します。
なぜホームページの引き継ぎは後回しにされがちなのか
ホームページは、日々の業務の中で「止まっていてもすぐ困らない」存在になりがちです。
そのため、
- 引き継ぎ資料が作られていない
- 担当者個人の記憶やPCに情報が残っている
- 社長も細かい管理状況を把握していない
といった状態が起こりやすくなります。
しかし実際には、問い合わせ・会社の信用・採用情報など、会社にとって重要な役割を担っています。
最低限やっておくべき引き継ぎ①
「誰が」「何を」管理しているかを整理する
まずは細かい作業よりも、全体像の把握が大切です。
最低限、次の点を整理しましょう。
- ホームページの更新担当者
- 問い合わせの確認・返信担当者
- 外部の制作会社や保守会社の有無
「今、誰に聞けばいいのか」が分かるだけでも、引き継ぎ後の混乱は大きく減ります。
最低限やっておくべき引き継ぎ②
ログイン情報・契約情報を一元化する
引き継ぎで最も多いトラブルが、ログイン情報が分からない問題です。
特に確認しておきたいのは、
- サーバーの管理画面
- ドメインの管理画面
- ホームページの管理画面（更新用）
- 問い合わせフォームの通知先メール
これらが前任者個人のメールアドレスやメモだけで管理されている場合は要注意です。
社内で共有できる形にまとめておくことが重要です。
最低限やっておくべき引き継ぎ③
更新・運用ルールを簡単に残す
「誰でも分かるマニュアル」を作る必要はありません。
以下のような最低限のメモがあるだけでも十分です。
- どのページを、どれくらいの頻度で更新しているか
- 更新が必要な時は誰に相談するか
- 更新しないと困る情報は何か（営業時間・料金など）
文章でなく、箇条書きで構いません。
属人化を防ぐ第一歩になります。
最低限やっておくべき引き継ぎ④
「自社で管理し続けるべきか」を見直す
人事異動のたびに引き継ぎが大変になる場合、
そもそも管理方法が合っていない可能性もあります。
- 更新がほとんどない
- 専任のWeb担当者がいない
- 本業が忙しく後回しになりがち
こうした場合は、
「社内で抱え込まず、外部に任せる」という選択肢を検討するのも一つです。
まとめ：引き継ぎは「完璧」より「見える化」
ホームページ担当者の引き継ぎで大切なのは、
完璧な資料を作ることではありません。
- 誰が管理しているか分かる
- ログイン情報が探せる
- 困った時に相談先が分かる
この3点が押さえられていれば、春の人事異動でも慌てずに済みます。
「これ、うち大丈夫かな？」と少しでも感じた方は、
今のうちに一度、ホームページの管理状況を見直してみてはいかがでしょうか。
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