社内ポータル（弊社）のご紹介

投稿者: 広報Develop、事例紹介
LC社内ポータル構築事例

社内ポータルの構築事例（弊社）です。

社内ポータルを構築するにはサイボウズやGoogleサイト（Google Workspace）などがメジャーなツールかと思いますが、LCでは当初からWordpressを用いて構築・運用しています。

WordPressを選択した理由は元々ノウハウがあり、プラグインも豊富で欲しい機能をサクッと実装できたり、無い機能でもいざとなれば自社で作ることができるからです。

ベンダーツールの場合は、欲しい機能があってもツールに無いものは運用で逃げるか、諦めるしか基本的にはないですから。

社内ネットワーク上に構築されているので基本的に社外からのアクセスはできないようになっています。どうしても社外からのアクセスが必要な場合はVPNで社内ネットワークに一旦入る必要があります。

今回は事例としてご紹介します。
※社内情報もありますのでスクショ画像にモザイクが多いですがご了承ください。Google Workspace

 

機能は大きく３つ

機能は大きく分けて３つになっています。

  1. TOPページ：社内告知や各種ツールへの導線
  2. 名刺共有：名刺を共有する
  3. ナレッジスペース：社内のナレッジ（知識や知見）を蓄積する←※これがコア機能です

それぞれの機能について順番にご紹介します。

 

(1)TOPページ

LC社内ポータルTOPページ

TOPページでは社内告知を出したりします。ちょうど年末調整書類の提出がアナウンスされています。また、各種クラウドツール、slackやGoogle Workspace（スクショ内では旧名Google Appsのままですね…）、人事労務freee(勤怠管理や労務手続き)への導線があったりします。

 

(2)名刺共有

LC社内ポータル：名刺共有

名刺と付随情報を共有します。

名刺を画像で投稿するほか、名刺交換したスタッフ名や日付、このお客さんはこういう課題を抱えているだとか、このフリーランスはこんな技術があるというような情報が共有されています。

アーカイブの日付が2017年11月で止まっていますが、現在は別のクラウドサービスへ移行しています。

当面はアーカイブとして残っています。

 

(3)ナレッジスペース

LC社内ポータル：ナレッジスペース

このナレッジスペースがLC社内ポータルのコア機能です。登録内容のカテゴリーは総務からクライアント（顧客）別、PC操作、CMS、プログラミングまで多岐に渡ります。

構築の目的

目的は顧客対応や社内対応、ちょっとした手続きやプログラムコード等、誰かが一度対応したことや解決したこと、何度も聞かれることなどはここに集約し再利用可能とすることです。

過去に誰かが解決した課題が再発した際に、また別のスタッフが調べているということは避けたいです。また、人が入れ替わったときに不明になるのも困ります。

なので、定期的に発生すること、再発しそうなこと、よく使う処理などがあったときは…

“それ、ナレッジに入れといて”

と伝え、登録してもらうようにしています。具体例をいくつか紹介してみます。

具体例（１）　総務：金融機関の自動集金へのデータ登録

LCでは保守料やソフトの定期購入などの代金を集金する際、金融機関の自動集金サービスを使っています。

そのデータ登録が微妙にシビアです。例えばカタカナの「ッ（小さいツ）」を使うとエラーになるので「ツ（大きいツ）」で登録します。また、「株式会社」「医療法人」などの法人格は「カ）」「イ）」のように省略して入力データを飛ばさないとエラーになります。そういった注意点をナレッジに登録してあります。

エルシー社内ポータル：金融機関データ登録

具体例（２）　プログラム：機種依存文字の文字化け対策関数

入出力のあるプログラムを組む際、機種依存文字を入力したときに文字化けが発生したことがある人はいるのではないでしょうか？

プログラムを組む際、文字化け対策は頻繁に発生しますのでナレッジにコードを貼り付けてあります。ググれば同じようなコードは出てきますが、随時アップデートしてこちらにまとめてあります。

用途が出た場合はこのコードをコピペすることで社内では誰でも再利用できます。

LC社内ポータル事例：機種依存文字対策

具体例（３）　保守対応：データ出力不具合

※スクショにモザイクだらけですがご了承下さい。

LCで保守管理させていただいているクライアントの社内システム不具合対応の記録です。
今回の事例でまとめてあるのは下記の項目です。

・現象が発生した画面のスクショ
・発生内容
・日付、問い合わせいただいた先方担当者
・調査結果

とくに項目が決まっているわけではないですが、次回同じ不具合が発生したときに解決するポイントをまとめるようにしています。

システム改修時にバグリストを作成する材料になったりもします。改修で解消された場合は「2019/12/12 システム改修で解消済」と追記したりもします。

LC社内ポータル事例：システム不具合対応

各記事はコメントもできるようになっています。

内部情報も多いのでお見せすることはなかなか難しいですが、イメージとしては社内情報のみのYahoo知恵袋のような感じです。ご興味がある方はお声がけいただければご説明させていただきますのでお声がけください。

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