「会社のメールアドレスを独自ドメインにしたいけれど、何から始めればいいのか分からない…」
このようなご相談をいただくことは少なくありません。
ホームページはあるけれどメールは昔からのプロバイダメールのまま、という会社も多く、「設定が難しそう」「業務が止まったら困る」と考え、そのまま使い続けているケースもあります。
実は、独自ドメインメールの導入は、一つひとつ順番に進めればそれほど難しいものではありません。
今回は、導入までの流れを5つのステップで分かりやすくご紹介します。
STEP1 まずは「ドメイン」を確認する
最初に確認するのは、自社のドメインです。
例えばホームページが
https://example.co.jp
なら、「example.co.jp」がドメインになります。
すでにホームページを運営している会社であれば、このドメインを使ってメールアドレスを作れるケースがほとんどです。
まず確認したいポイントは次の3つです。
- ドメインは取得済みか
- 誰が管理しているか
- 更新期限は問題ないか
制作会社やレンタルサーバー会社が管理している場合も多いため、分からなくても心配はいりません。
STEP2 メールサーバーを決める
次に、メールを運用するサービスを決めます。
代表的なのは次のような方法です。
レンタルサーバーのメール機能
- 比較的低コスト
- 少人数の会社向け
- ホームページと一緒に管理しやすい
Google Workspace
- Gmailの使いやすさ
- スマートフォンとの連携が便利
- カレンダーやドライブも利用可能
Microsoft 365
- Outlookを利用している会社におすすめ
- WordやExcelとの連携
- Microsoft製品との相性が良い
会社の人数や使い方によって最適なサービスは変わります。
「どれが一番良い」というより、「自社に合ったものを選ぶ」ことが大切です。
STEP3 メールアドレスを作成する
サービスが決まったら、実際にメールアドレスを作成します。
例えば、
- info@example.co.jp
- contact@example.co.jp
- sales@example.co.jp
- yamada@example.co.jp
などです。
担当者個人のメールだけでなく、問い合わせ用や営業用など、部署・用途ごとのメールアドレスを作っておくと運用しやすくなります。
担当者が変わってもメールアドレスを変更する必要がなく、長く使える仕組みになります。
STEP4 パソコンやスマートフォンへ設定する
メールアドレスを作成したら、普段使っている機器へ設定します。
例えば、
- Outlook
- Gmail
- Apple Mail
などのメールソフトや、
- Windowsパソコン
- Mac
- iPhone
- Androidスマートフォン
へ設定します。
最近はスマートフォンでメールを確認する方も多いため、外出先でも今まで通り利用できる環境を整えることが大切です。
ここまで来ると、「今までと同じようにメールを送受信できる状態」になります。
STEP5 古いメールから切り替える
最後は、現在使っているメールから新しいメールへ移行します。
このタイミングで気を付けたいのが、急に古いメールを使えなくしないことです。
おすすめなのは、一定期間は両方のメールを利用する方法です。
例えば、
- 新しいメールアドレスを名刺へ掲載する
- ホームページを更新する
- 取引先へ変更のお知らせを送る
- 古いメールはしばらく受信できる状態にしておく
こうすることで、取引先からの連絡漏れを防ぎながら安心して切り替えられます。
実際には専門業者へ依頼する会社がほとんどです
ここまで読むと、
「やっぱり専門知識が必要そう…」
と思われた方もいるかもしれません。
しかし、実際には独自ドメインメールの導入や移行を、制作会社やITサポート会社へ依頼する企業が多くあります。
理由は、メールは毎日の業務に欠かせないためです。
設定を間違えると、
- メールが送れない
- メールが受信できない
- 過去のメールが見られない
- スマートフォンだけ使えない
といったトラブルにつながる可能性があります。
だからこそ、「自分で全部設定する」のではなく、専門業者に任せて安全に移行するという選択も一般的です。
「何から始めればいいか分からない」で大丈夫です
独自ドメインメールの導入は、難しい設定を覚えることよりも、「現在の環境を確認すること」が最初の一歩です。
- 今のメールはどこで管理されている？
- ドメインは誰が管理している？
- ホームページと同じドメインでメールを作れる？
- Google Workspaceがいい？ Microsoft 365がいい？
こうした疑問は、一つずつ確認すれば整理できます。
「独自ドメインメールにしたいけれど、自社では何を選べばいいのか分からない」
そんな場合は、現在の環境を確認しながら、会社の規模や運用方法に合わせた導入方法をご提案いたします。
まずはお気軽にご相談ください。
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