〜お客様を待たせないための“事前準備”が信頼を守る〜
年末年始は、会社が長期間お休みに入る一方で、お客様からの問い合わせは途切れません。
特に メール対応や問い合わせフォーム は、休業中に放置すると
「返信が来ない」「本当に届いているの？」という不安を与え、
場合によってはクレームや機会損失につながることもあります。
そこで今回は、企業の信頼を守るために欠かせない
「年末年始のメール・フォーム対応チェックリスト」 をご紹介します。
1. 自動返信メールを年末年始仕様に更新する
最初に必ず確認したいのが 自動返信メールの文面 です。
問い合わせを送ったお客様は、「いつ返信が来るのか」を非常に気にしています。
✔ これだけで安心感アップ
- 休業期間（◯月◯日〜◯月◯日）
- 返信が遅れる可能性があること
- 緊急連絡先（必要な企業のみ）
● 文例
「年末年始の休業期間中（◯日〜◯日）は、ご返信にお時間をいただく場合がございます。」
短い一言でも、お客様の不安をゼロに近づける効果があります。
2. 送信テストを行い、エラーメールの有無を確認する
意外と見落とされがちなのが、フォーム送信のテスト。
✔ 年末前の必須チェック
- フォーム送信後、きちんと自動返信が届くか
- 管理側メールも正常に受信されているか
- 迷惑メールフォルダに入っていないか
- メールボックスの容量がいっぱいになっていないか（※年末は特に多い）
容量不足による 「メールが受け取れない」 トラブルは、年末に増える代表例です。
3. 担当者が不在の期間を社内共有しておく
Web担当者が休みの間に問い合わせが溜まってしまい、
年明けの仕事がパンクする…という事態はよく起こります。
✔ 必ず決めておきたいこと
- 休業期間中の“次の担当者”が誰か
- 緊急時の連絡方法
- フォーム・メール管理アカウントの共有状況
属人化を防ぎ、「担当者が休みだから何も動けない」 という状況をなくします。
4. ホームページに休業案内を明確に掲載する
休業期間を、ホームページのわかりやすい位置に掲載しましょう。
✔ 掲載すべき場所
- トップページのバナー上部
- お知らせ欄
- お問い合わせページの近く
- フッターの営業案内
特に、問い合わせフォームの近くに表示しておくと親切です。
5. SNSでも休業案内を発信しておく
お客様の中には、まずSNSを見て情報を確認する人も多くいます。
ホームページだけでなく、X（旧Twitter）・Instagram・LINE公式アカウントにも掲載しておくと安心です。
✔ SNS投稿のポイント
- カレンダー形式の画像を貼ると伝わりやすい
- 固定投稿に設定して見逃されないようにする
- 問い合わせフォームのURLを貼っておく
情報がどこを見ても統一されていることが、信頼につながります。
まとめ：年末年始は“トラブルを防ぐ準備”がすべて
✔ 自動返信メールの更新
✔ フォーム送信テスト
✔ 担当者不在時の体制整備
✔ ホームページの休業案内更新
✔ SNSでの周知
この5つを整えるだけで、
お客様を不安にさせず、信頼を落とさない年末年始対応が実現できます。
少しの準備が、大きなトラブルを防ぎ、
会社の印象を良くすることにつながります。